POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU ORIONDIAL.COM

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka„) określa zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://oriondial.com (dalej: „Serwis„) oraz informuje o stosowanych w Serwisie mechanizmach technicznych, w tym plikach cookies.
  2. Polityka stanowi realizację obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO„).
  3. Polityka stanowi integralną część dokumentacji prawnej Serwisu i powinna być czytana łącznie z Regulaminem oraz Polityką Plików Cookies dostępnymi w Serwisie.
  4. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie, chyba że Polityka nadaje im inne znaczenie.

§ 2. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administratorem danych osobowych Użytkowników w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Usługodawca, którego pełne dane identyfikacyjne, rejestrowe oraz adres siedziby zostały wskazane w § 13 Regulaminu Serwisu (dalej: „Administrator„).
  2. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym w celu realizacji praw, o których mowa w § 8 Polityki, Użytkownik może skontaktować się z Administratorem:
    1. drogą elektroniczną – na adres e-mail: kontakt@oriondial.com,
    2. drogą pisemną – na adres siedziby Administratora wskazany w § 13 Regulaminu.
  3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Funkcje koordynacyjne w zakresie ochrony danych osobowych pełni osoba upoważniona przez Administratora, z którą można skontaktować się poprzez wskazane wyżej kanały komunikacji.

§ 3. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w § 4 Polityki.
  2. W zależności od sposobu korzystania z Serwisu, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych: a) Dane podawane dobrowolnie przez Użytkownika w Formularzu Kontaktowym lub korespondencji e-mail:
    • imię i nazwisko,
    • nazwa firmy/przedsiębiorstwa,
    • służbowy adres e-mail,
    • numer telefonu,
    • stanowisko/funkcja w organizacji,
    • treść zapytania oraz inne dane podane dobrowolnie w treści wiadomości.
    b) Dane podawane w celu zapisu do Newslettera:
    • adres e-mail,
    • (opcjonalnie) imię,
    • informacja o wyrażonych zgodach oraz datach ich udzielenia/wycofania.
    c) Dane techniczne i eksploatacyjne (zbierane automatycznie):
    • adres IP urządzenia końcowego,
    • identyfikatory plików cookies oraz podobnych technologii,
    • rodzaj i wersja przeglądarki internetowej,
    • system operacyjny,
    • rozdzielczość ekranu, język przeglądarki, strefa czasowa,
    • źródło wejścia (referrer), adresy odwiedzanych podstron,
    • data i godzina wizyty, czas spędzony na poszczególnych podstronach,
    • przybliżona lokalizacja geograficzna (na poziomie miasta/regionu) wynikająca z adresu IP.
    d) Dane przetwarzane w ramach kontaktów handlowych i prezentacji Oprogramowania OrionDial:
    • dane służbowe osoby kontaktowej (imię, nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon),
    • dane identyfikacyjne reprezentowanej firmy (nazwa, NIP, adres, branża, liczba stanowisk),
    • notatki z rozmów i ustaleń handlowych,
    • historia korespondencji.
  3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest niezbędne do skorzystania z określonych funkcji Serwisu (np. wysłania zapytania, zapisu do Newslettera). Niepodanie wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości realizacji danej usługi.

§ 4. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Lp.Cel przetwarzaniaPodstawa prawnaOkres przechowywania
1Obsługa zapytań przesłanych przez Formularz Kontaktowy lub e-mailart. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – komunikacja z Użytkownikiem)Do zakończenia korespondencji + 12 miesięcy lub do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu
2Świadczenie usługi Newsletterart. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)Do momentu wycofania zgody
3Marketing bezpośredni produktów i usług Administratoraart. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)Do momentu wniesienia sprzeciwu
4Przygotowanie i przedstawienie oferty handlowej, prowadzenie negocjacjiart. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy)Do zawarcia umowy lub zakończenia negocjacji + 36 miesięcy
5Realizacja umów handlowych dotyczących Oprogramowania OrionDialart. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)Czas trwania umowy + okres przedawnienia roszczeń
6Wypełnienie obowiązków prawnych (księgowych, podatkowych, sprawozdawczych)art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z właściwymi przepisami prawa podatkowego i o rachunkowościOkres wymagany przepisami (zasadniczo 5 lat od końca roku rozliczeniowego)
7Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeńart. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)Do upływu okresu przedawnienia roszczeń (zasadniczo 6 lat)
8Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, wykrywanie nadużyć, statystykiart. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)12 miesięcy od zarejestrowania zdarzenia
9Analityka i statystyki ruchu w Serwisieart. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies analityczne)Zgodnie z okresami przechowywania cookies wskazanymi w Polityce Plików Cookies
10Rozpatrywanie reklamacjiart. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)3 lata od zakończenia postępowania reklamacyjnego

§ 5. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

  1. Dane osobowe Użytkowników mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców:
    1. Dostawcom usług hostingowych i serwerowych – w celu zapewnienia infrastruktury technicznej Serwisu;
    2. Dostawcom oprogramowania chmurowego – w tym usług CRM, narzędzi do wysyłki e-maili, formularzy kontaktowych, ticketingu i komunikacji wewnętrznej;
    3. Dostawcom narzędzi analitycznych – w celu mierzenia ruchu i optymalizacji Serwisu (np. Google Analytics, Meta Pixel – w zakresie wyrażonych zgód);
    4. Dostawcom narzędzi marketingowych i reklamowych – w zakresie prowadzonych kampanii, wyłącznie na podstawie wyrażonych zgód;
    5. Podmiotom świadczącym usługi księgowe, kadrowe, prawne i doradcze – w zakresie niezbędnym do realizacji świadczonych usług;
    6. Operatorom płatności i instytucjom finansowym – w przypadku zawarcia płatnej umowy handlowej;
    7. Organom państwowym i podmiotom uprawnionym – wyłącznie w zakresie i na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
  2. Wszystkie podmioty zewnętrzne, którym powierzane są dane osobowe, działają na podstawie zawartych z Administratorem umów powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO i zobowiązane są do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.
  3. Administrator nie sprzedaje danych osobowych Użytkowników podmiotom trzecim.

§ 6. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

  1. Z uwagi na korzystanie z usług dostawców globalnych (w tym narzędzi chmurowych, analitycznych i marketingowych), dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane do państw trzecich, tj. państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki.
  2. Każdy taki transfer danych odbywa się w oparciu o jeden z mechanizmów zapewniających odpowiedni stopień ochrony, przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności:
    1. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych w danym państwie (np. EU–US Data Privacy Framework w odniesieniu do certyfikowanych podmiotów w USA),
    2. standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską,
    3. wiążące reguły korporacyjne (BCR),
    4. wyraźną zgodę Użytkownika udzieloną po poinformowaniu o ryzyku.
  3. Użytkownik ma prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem pod adresem kontakt@oriondial.com.

§ 7. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

  1. Szczegółowe okresy przechowywania danych dla poszczególnych celów przetwarzania zostały wskazane w tabeli w § 4 Polityki.
  2. Po upływie okresów retencji dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację Użytkownika.
  3. Administrator dokonuje okresowych przeglądów przechowywanych danych w celu weryfikacji, czy ich dalsze przetwarzanie jest niezbędne.

§ 8. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

  1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownikowi przysługują następujące prawa:
    1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz uzyskania kopii danych i informacji o przetwarzaniu;
    2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
    3. Prawo do usunięcia danych „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO) – żądania usunięcia danych, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek wskazanych w przepisie;
    4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – żądania ograniczenia operacji przetwarzania w określonych przypadkach;
    5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz żądania ich przesłania innemu administratorowi (dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany);
    6. Prawo wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
    7. Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
    8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl); jeżeli Użytkownik ma miejsce zwykłego pobytu w innym państwie członkowskim UE/EOG – do właściwego organu nadzorczego w tym państwie.
  2. W celu skorzystania z powyższych praw Użytkownik powinien skierować żądanie na adres e-mail kontakt@oriondial.com lub na adres siedziby Administratora wskazany w § 13 Regulaminu.
  3. Administrator odpowiada na żądania bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania. Termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące w przypadku skomplikowanego charakteru żądania lub liczby żądań – o czym Użytkownik zostanie poinformowany.
  4. Administrator może zażądać dodatkowych informacji w celu potwierdzenia tożsamości osoby zgłaszającej żądanie.
  5. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna. W przypadku żądań w sposób oczywisty nieuzasadnionych lub nadmiernych Administrator może pobrać rozsądną opłatę lub odmówić podjęcia działań.

§ 9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

  1. Administrator co do zasady nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.
  2. W ramach narzędzi analitycznych i marketingowych może być prowadzone profilowanie nieskutkujące skutkami prawnymi, polegające na segmentacji Użytkowników na podstawie ich zachowań w Serwisie (np. odwiedzane podstrony, klikane materiały) w celu dopasowania prezentowanych treści lub komunikatów marketingowych. Profilowanie tego rodzaju odbywa się wyłącznie w zakresie wyrażonych zgód na pliki cookies analityczne i marketingowe.
  3. Użytkownikowi przysługuje prawo do wycofania zgody na takie profilowanie w każdym czasie poprzez zmianę ustawień plików cookies lub przesłanie żądania na adres kontakt@oriondial.com.

§ 10. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

  1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz inne podobne technologie (np. local storage, pixel tags) w celach:
    1. niezbędnym – zapewnienie prawidłowego działania Serwisu (cookies techniczne i sesyjne); te pliki nie wymagają zgody Użytkownika,
    2. funkcjonalnym – zapamiętywanie preferencji Użytkownika (np. język, ustawienia),
    3. analitycznym – zbieranie zanonimizowanych informacji o sposobie korzystania z Serwisu w celu jego optymalizacji,
    4. marketingowym – prezentowanie spersonalizowanych treści reklamowych w Serwisie oraz w zewnętrznych sieciach reklamowych.
  2. Pliki cookies inne niż niezbędne instalowane są wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej zgody Użytkownika, wyrażonej za pośrednictwem banera zgód widocznego przy pierwszej wizycie w Serwisie.
  3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia zgód poprzez panel zarządzania zgodami dostępny w Serwisie lub poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej.
  4. Wyłączenie plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu, w tym uniemożliwić korzystanie z niektórych jego części.
  5. Szczegółowy wykaz wykorzystywanych plików cookies, ich dostawców oraz okresów przechowywania znajduje się w Polityce Plików Cookies dostępnej w Serwisie.

§ 11. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją, w szczególności:
    1. szyfrowanie transmisji danych za pomocą protokołu TLS/SSL,
    2. kontrolę dostępu do systemów informatycznych opartą na uprawnieniach i uwierzytelnianiu,
    3. regularne kopie zapasowe danych,
    4. szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych,
    5. zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z dostawcami zewnętrznymi,
    6. okresowe audyty zabezpieczeń.
  2. Administrator informuje, że pomimo stosowania wymienionych środków, korzystanie z sieci Internet wiąże się z ryzykiem typowym dla transmisji danych elektronicznych. Użytkownik powinien stosować po swojej stronie odpowiednie środki zabezpieczające (aktualne oprogramowanie, oprogramowanie antywirusowe, silne hasła).
  3. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych mogącego powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator – zgodnie z art. 33 i 34 RODO – niezwłocznie zgłosi naruszenie właściwemu organowi nadzorczemu oraz, jeżeli będzie to wymagane, zawiadomi osoby, których naruszenie dotyczy.

§ 12. DANE OSOBOWE OSÓB MAŁOLETNICH

  1. Serwis nie jest skierowany do osób poniżej 16. roku życia. Administrator nie przetwarza świadomie danych osobowych takich osób.
  2. W przypadku stwierdzenia, że Administrator przetwarza dane osoby małoletniej bez wymaganej zgody przedstawiciela ustawowego, dane te zostaną niezwłocznie usunięte.
  3. Jeżeli rodzic lub opiekun prawny stwierdzi, że osoba małoletnia podała dane osobowe w Serwisie bez jego zgody, prosimy o kontakt pod adresem kontakt@oriondial.com.

§ 13. LINKI ZEWNĘTRZNE

  1. Serwis może zawierać linki do stron internetowych podmiotów trzecich. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za politykę prywatności oraz zasady przetwarzania danych osobowych na tych stronach.
  2. Użytkownik korzystający z linków zewnętrznych powinien zapoznać się z polityką prywatności podmiotu, do którego prowadzi link.

§ 14. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

  1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce, w szczególności w przypadku:
    1. zmian w obowiązujących przepisach prawa,
    2. zmian w funkcjonalnościach Serwisu wpływających na zakres lub sposób przetwarzania danych,
    3. zmiany dostawców usług, w tym narzędzi analitycznych i marketingowych,
    4. wprowadzenia nowych środków technicznych lub organizacyjnych.
  2. O istotnych zmianach Polityki Administrator poinformuje poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji w Serwisie, a w przypadku Użytkowników, których dane przetwarzane są na podstawie zgody – dodatkowo poprzez wiadomość e-mail.
  3. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Serwisie. Data ostatniej aktualizacji oraz numer wersji wskazane są w nagłówku dokumentu.

§ 15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. W sprawach nieuregulowanych w Polityce zastosowanie mają przepisy RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
  2. Polityka prywatności jest dokumentem powiązanym z pozostałymi regulaminami serwisu oriondial.com. W przypadku rozbieżności między tymi dokumentami w zakresie identyfikacji Administratora pierwszeństwo mają postanowienia § 13 Regulaminu.

Dokument sporządzony w języku polskim. W przypadku rozbieżności pomiędzy wersjami językowymi, wersja polska Polityki jest wersją wiążącą.